Aufgabenplanung und Timeboxing mit der 5-3-1 Methode

Wie ich mit dem Prinzip der 5-3-1 Methode bzw. Timeboxing meine Aufgaben plane

Ehrlich gesagt bzw. geschrieben, ich probiere viele Apps und viele Methoden aus, die ich zur Selbstorganisation bzw. Planung meines Tages oder der Woche in der Arbeit bzw. auch für meine Coaching-Termine nutze.

Ich habe schmerzhaft lernen müssen, dass ich eine Vorplanung und auch eine Art Check-up am Ende des Tages benötige, damit ich mich nicht verzettele. Aber ich darf auch die To-Do-Listen nicht so anwachsen lassen, dass die Aufgaben mir wie ein Berg erscheinen bzw. ich gar nicht erst anfange. Der goldene Mittelweg ist für mich da verdammt schwer. Ich hasse dieses Planung und dadurch dann auch irgendwie festgelegt zu sein. Aber ohne Vorplanung ist es noch viel grausamer und ich ärger mich dann, dass ich einfach nichts erledigt bekomme.

Seit einiger Zeit nutze ich daher Time-boxing bzw. die 5-3-1 Methode. Ich möchte das am Beispiel der App Sunsama beschreiben, die ich dafür derzeit nutze. Klar, es gibt zig Tools dafür. Ich mag die App bzw. Webseite aber gerade deshalb, weil sie klar aufgebaut ist und dieses Grundprinzip der Planung und Priorisierung von meinen Aufgaben so verfolgt, wie mein Gehirn es irgendwie noch akzeptieren kann. Es muss eine gewisse Ästhetik sein, aber vor allem muss die Funktionalität stimmig und machbar sein. Wenn Du magst, kannst du die App selber für einige Zeit kostenfrei ausprobieren und damit checken, ob dieses Grundprinzip des Timeboxing für dich gut ist. (Ja, das ist ein Partnerlink, aber ich empfehle die Methode einfach, weil ich sie nutze).



Meine Zielsetzungen beim Time-Boxing dabei sind :

1. Weniger ist mehr.

Ich will und kann nicht alle Aufgaben verplanen. Sondern ich beschränke mich auf 3 (MUSS) Aufgaben bzw. zumindest als Ziel für jeden Tag

5 Aufgaben von bis zu 10 Minuten
3 Aufgaben von bis zu 25 Minuten
1 Aufgabe, die um die 50 Minuten dauern könnte.


Es ist also ähnlich wie die Pomodoro-Technik, bei der man Aufgaben in 25 Minuten-Blocke einteilt. Hier eben aber mit der Variation, auch “Sprint”-Aufaben von 10 Minuten und “Langlauf-Strecken” über 50 Minuten in die Planung einzubauen.

Was also ist Timeboxing bei ADHS?

Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Technik, die dabei helfen kann, Aufgaben effektiv zu planen und zu erledigen. Dabei wird für jede Aufgabe ein bestimmter Zeitrahmen festgelegt, innerhalb dessen die Aufgabe erledigt werden soll. Das Prinzip von Timeboxing beruht darauf, dass eine begrenzte Zeit oft zu höherer Konzentration und Produktivität führt, da man sich auf die Aufgabe fokussiert und Ablenkungen minimiert.

Wieso ich die 5-3-1 Methode versuche….

Die 5-3-1 Methode ist eine spezifische Anwendung von Timeboxing und eine weitere effektive Methode zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben. Dabei wird für jeden Tag eine bestimmte Anzahl von Aufgaben und Zeitfenstern festgelegt, um sie zu erledigen. Konkret bedeutet dies, dass jeden Tag fünf Aufgaben für jeweils 10 Minuten, drei Aufgaben für jeweils 25 Minuten und eine Aufgabe für etwa 50 Minuten geplant werden.

Durch die klare Einteilung in Zeitfenster wird vermieden, dass man sich in einer Aufgabe verliert und dadurch andere Aufgaben vernachlässigt oder Zeit verliert. Es hilft auch dabei, die Konzentration und Produktivität aufrechtzuerhalten, da man eine gewisse Dringlichkeit spürt, um die Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen.

Ein weiterer Vorteil der 5-3-1 Methode ist, dass sie dazu beiträgt, Prioritäten zu setzen und Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu legen. Indem man die Aufgaben in drei Kategorien unterteilt (10 Minuten, 25 Minuten und 50 Minuten), kann man die Zeit für die wichtigsten Aufgaben optimal nutzen und gleichzeitig kleinere Aufgaben erledigen, um das Gefühl von Fortschritt und Erfolg zu erhöhen.

Du merkst vielleicht schon, dass ergibt noch lange keinen 8 Stunden Arbeitstag und schon gar nicht den 14-16 Stundenalltag einer ADHS-Mutter.
Aber ich setze mich halt jeden Morgen zu Beginn meines Arbeitstages an die App und plane meine Aufgaben in diesen “Zeitboxen). Nicht verplant sind dabei Einzelgespräche, Visiten oder andere regelmässige Besprechungen, die ich wöchentlich habe.

Es geht eher um die vielen kleineren und grösseren Aufgaben, die ich nicht vergessen sollte. Rückrufe wegen einer Aufnahme einer Patientin, die Bescheinigung für die ADHS-Medikation von Patient XYZ und und und.



Aber es geht mir darum, dass ich meine Aufgaben in für mein Gehirn überschaubare Blöcke einteile. Die mir auch machbar erscheinen.

Für die Arbeit sind es häufig “kleine” Erledigungen wie das Beantworten von Emails, meine Terminplanung für Einzelgespräche, die Korrektur eines Kurzarztbriefes. Da kommen schnell 5 Aufgaben zusammen. Check. Erledigt. Und ich kann stolz auf die Erledigung sein.

Leider gibt es aber auch Endlosprojekte. Da helfen die 10 Minuten Aufgaben mir weniger.

Ich muss derzeit mein Elternhaus auflösen bzw. ausräumen. Ein UNENDLICHES Projekt, da meine Mutter sehr viele Sachen ADHS-mässig gehortet hat, jedes Blatt Papier in eine Klarsichthülle verpackte und überhaupt… Es ist wirklich ein Mammut-Projekt. Sowas kann ich nur dann machen, wenn ich es mir in kleiner Blöcke aufteile. In diesem Fall jeweils in 25 Minuten Einheiten, wo ich danach dann 5 Minuten Pause mache. Und ein Regal bzw. Abschnitt im Haus, was einfach eine Großbaustelle ist, wo ich 50 Minuten tapfer gegen an gehe.

2. Das Beibehalten der Time-boxing Methode ist mein Ziel

Ehrlich gesagt : Eigentlich sieht man derzeit noch nicht, was ich da schon weggeschafft habe. Aber es geht mir darum, dass ich die “Zeitboxen” einhalte. Also meine 3 “mittleren” und die eine lange Box. Macht zusammen 2,5 h, die ich verplane und durchziehe. (Es gibt auch Wochenenden, da nehme ich mir 2 solcher Einheiten vor, also 2,5 vormittags und 2,5 h nachmittags).

Mein “Lob” bzw. die Bestätigung kommt dann nicht primär aus der Menge des weggeräumten / entsorgten Mülls / Papier etc. Sondern mir geht es darum, dass ich das Grundprinzip der Zeitboxen einhalte und quasi die Erledigung der Boxen für mich als Erfolg werte.

Wenn eine Aufgabe länger dauert als die 25 bzw 50 Minuten, muss ich halt eine neue Zeitbox für einen weiteren Tag einplanen.

Verstehst du das Prinzip?


Nun ja. Aktuell geht es mir darum, das Grundprinzip über einen Monat und länger wirklich zu trainieren. Also bei der Sache (sprich der 5-3-1 Timeboxing Methode) zu bleiben und dies über EINE App (bei mir halt Sunsama) zu üben. Eine Routine darin aufzubauen und sie einzuhalten.

Drückt mir die Daumen….