Aufgabenlisten (to-do) mit Papier und Kugelschreiber

Jugendliche und Erwachsene mit Selbstorganisationsprobleme brauchen ein gut (um nicht zu schreiben idiotensicheres) System für ihre täglichen Aufgaben. Die Kunst dabei ist, die am Tag (in der Woche, im Monat) anfallenden zukünftigen Aufgaben in das HIER und JETZT zu übertragen. Also in das Zeitfenster, das der ADHSler aufgrund seiner „Zeitblindheit für die Zukunft“ gerade noch überblicken kann.

Die Kunst  besteht dann aber auch darin, dass man ein System findet, das man auch wirklich benutzt und nicht von den anfallenden Aufgaben überwältigt und damit abgeschreckt wird.

Fast alle meine Klienten mit ADHS haben dabei das Problem, dass sie eigentlich darauf setzen, dass ihr Gehirn diese Aufgaben doch irgendwie „allein“ bewältigen können müsste. Oder aber es eine „ideale“ Medikation gibt, die dann plötzlich sowas wie ein Ordnungsgen in das Gehirn einpflanzt und den Überblick über alle Aufgaben und Erinnerungen verschafft, die Selbstaktivierung auch für die langweiligsten und ungeliebtesten Tätigkeiten verschafft und dann wie die Heinzelmännchen auch noch von ganz allein erledigt….

Ich habe viele Apps auf dem Iphone ausprobiert, die dann in aller Regel nach spätestens 4 Wochen  gegen eine neue App ausgetauscht wird. Oder – noch viel schlimmer – ich verwende dann gleich mehrere To-do-Listen und Reminder gleichzeitig. Anders ausgedrückt : Die Suche und das Herumspielen mit den digitalen „Helfern“ kostet nicht selten mehr Zeit und Ablenkung, als sie im Endeffekt einspart…

Bei mir im Job kommt erschwerend hinzu, dass ich jeweils einen mehr oder weniger unsinnigen Tagesplan mit Terminen als Seitenausdruck bekomme. Unsinnig deshalb, weil die Zeiten schlicht und ergreifend nicht einzuhalten sind und dann Verschiebungen erforderlich werden. Andererseits kommen in meiner Position als Oberarzt eben regelmässig „unerwartete“ Aufgaben wie Kriseninterventionen, Telefonate, Besprechungen hinzu. In Krisenzeiten (Urlaubszeit droht) werden dann von mir Aufgaben der Psychologen oder der ärztlichen Kollegen mit übernommen werden müssen. Das ist akutell keine schöne Vorstellung, da ich für die nächsten Wochen mit einer regelmässigen Mehrarbeit rechnen muss. Leider bricht gerade dann aber durch den vermehrten Stress die Fähigkeit zur Selbstregulation und Selbstorganisation noch leichter bzw. schneller zusammen. Ein guter Grund mehr, dann besonders sorgfältig und vorausschauend = proaktiv sich mit einem Ordnungssystem für Aufgaben zu beschäftigen, das eine Struktur wie ein Template eines Formulars vorgibt und das man auch kinderleicht dann überprüfen bzw. „abhaken“ kann.

Voraussetzungen für Aufgabenlisten bei ADHS

1. Benutze die Aufgabenliste täglich
Die schwierigste Herausforderung im Umgang mit Planung und Selbstorganisation bei ADHS besteht natürlich darin, dass man sich dazu auch tatsächlich selbst verpflichtet und (noch schwerer) regelmässig daran hält.

2. Setze eine regelmässige Zeit für die Planung der Aufgaben des Tages fest

Das bedeutet, dass man täglich ein Zeitfenster reserviert, in dem man die Planung für den Tag vornimmt.
Da unser EDV-System in der Klinik an Langsamkeit nicht zu toppen ist und es gefühlte 20 Minuten morgens dauert, bis ich die ersten Emails oder gar einen Zugang zum Internet habe, könnte ich diese Zeit (noch vor der Übergabe um 8 Uhr) genau DAFÜR nutzen.  Sonst ist es so, dass ich mich regelmässig drüber ärgere und damit schon unproduktiv in den Tag starte. Für ADHSler keine besonders gute Voraussetzung. Ich versuche es also dadurch zu umgehen, dass ich jetzt morgens eine Planungszeit für die anstehenden Aufgaben einplane und einhalte (bisher jedenfalls…)

Ich selber bevorzuge eine Planungszeit morgens. Wenn man es abends macht, kann das Gehirn möglicherweise schlechter abschalten, wenn es um die ganzen anstehenden Aufgaben geht. Ich selber finde es besser, mit einer „aufgeräumten“ To-do-Liste den Tag zu beennden.

2. Übersetze = visualisiere die Termine / Aufgaben in eine sichtbare und ADHS-gerechte Form

Wie schon oben erwähnt : Die Grundbedingungen für ADHSler ist, dass man einerseits die Aufgaben in das Hier- und Jetzt bringen muss, andererseits aber den Überblick über den ganzen Tag bzw. die schon verbrauchte Zeit nicht verlieren darf.  Dabei ist für fast alle meine Klienten das Gefühl wichtig, dass man eine Aufgabe auch als erledigt „abhaken“ kann.

Hier bin ich auf ein einfaches System gestossen, bei dem man mit einem Papier und Stift sich die Aufgaben erstellt und parallel die Zeiten am rechten Rand des Tages mit festen Terminen bzw. Zeitfenster graphisch darstellt.

Um nicht von der Flut von Aufgaben erschlagen zu werden, verdeckt man mit einem zweiten Blatt (und etwas Tesa-Film) die Liste so, dass jeweils nur die nächste Aufgabe zu sehen ist. Damit wird dann jeweils die aktuelle Aufgabe in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gestellt und ist JETZT zu erledigen.

Wenn die Aufgabe erledigt ist, streicht man sie durch und notiert sich dann auch das Ergebnis auf der rechten Seite im Zeitstrahl der erledigten Aufgaben. Das erzeugt dann das Erfolgsgefühl einer abgehakten Aufgabe.

Englischsprachiges Video mit dem Hack für die Aufgabenliste (ich denke die Darstellung ist auch mit geringen Englisch-Kenntnissen verständlich)

Am besten ist es wohl wirklich mit Papier und Stift und dann Sammeln in einem Ordner. Aber ob ich das so regelmässig dann wirklich mache ???? Na ja, es kommt auf einen Versuch drauf an.

Welche Erfahrungen habt ihr so mit Aufgabenlisten gemacht ?

4 Gedanken zu “Aufgabenlisten (to-do) mit Papier und Kugelschreiber

  1. Handy hab ich gerade auch deshalb nicht. Ich mag die Dinger nicht, bin damit als Telefon zufrieden, aber alles andere ist mir der Bildschirm zu klein, eine Quälerei. Ausserdem hock ich soviel an Bildschirmen, da will ich nicht noch in den Zeiten ohne Bildschirm einen portablen Bildschirm haben, der mich einbindet.

    Ich bin selbst sehr pingelig und brauche Informationen immer so aufbereitet, das sie für mich genau passen. Sonst nervt das mehr als eine Liste einbringt.

    Mit Kuli und Zettel führt für mich geradewegs in die Zettelwirtschaft oder besser gesagt: Ins Zettelchaos. Ich habe eine Zeit probiert ohne elektronische Medien auszukommen, über ein halbes Jahr. Es wurde zwar mit der Zeit ein klein wenig besser, aber es ist immer noch wie in der Schule: Jeder Block sieht immer verschmiert, verknickt und einfach nur schmuddelich aus. Wie andere Menschen das machen, das alles so perfekt ausschaut, oder zumindest sich im Rahmen hält, wird mir immer ein Rätsel bleiben. Dafür brauche ich dann den PC, dort kann ich Informationen gut aufbereiten.

    Wirklich entscheidend ist aber das Know-How der Zeitplanung. Das man die Zielsetzung hat, sich freie Zeit zu schaffen, ein solides Zeitmanagement ist nicht vom Medium abhängig auf dem es notiert wird. Lenkt nicht das Handy ab, sind es die Telefonate, der Fernseher, die Musik oder der Straßenverkehr. Das Problem ist ja bei ADHSlern tiefschürfender und nicht einfach nur am Medium Handy orientiert, allerdings wird es mit diesem Medium und seiner vielfach Nutzbarkeit als Spielzeug, Radio, MP3-Player, mobiler Internet-Zugang mit dem Zugang zu Mails, social Media, Blogs, Zeitung, Shopping und Gaming natürlich extrem. Aber daran alleine liegt die Ablenkbarkeit ja nicht. Die liegt beim ADHSler eben in der mentalen Verfassung und Konzentrationsschwäche. Das ist der Punkt, an dem man ansetzen muss, sonst verzettelt man sich in Scheingefechten, strengt sich an verzichtet wie blöde auf sein Handy nur um – wie es mir ging – in der Zettelwirtschaft zu scheitern und das Chaos kommt dann von einer anderen Seite.

    Wichtiger ist das man Konzepte des Zeitmanagements beherrscht und ganz klar weiß, das bei ADHS Zuarbeiter, die einen in ihre Abläufe einbinden, unbezahlbar sind. Delegieren und sich selbst zwischen die Delegierten positionieren.
    Auslastungsgrenze bei maximal 85%, in Fällen dem geschilderten, wenn sich viele unvorhergesehene Dinge ereignen, die Planung bei 60% belassen. Wenn Zeit übrig bleibt, erledigt man halt was sonst noch kommt.
    Pareto-Prinzip beachten: In 20Prozent der Zeit schaffen wir 80Prozent der Dinge. Wer kann, fängt an, gibt der Sekretärin/Mitarbeiter/Kollegen dann die Restfertigung in Auftrag.

    Gut ist es vor allem zu wissen warum man dieses oder jenes tut. Man muss die Tätigkeiten mit Sinn füllen können. Zeitplanung darf nicht den Sinn haben, dann möglichst viel in möglichst kurzer Zeit zu schaffen, sondern muss! Sinn machen. Mehr Zeit mit den eigenen Kindern/Familie verbringen können, Wochenenden in der Regel arbeitsfrei halten. Viel schnell schaffen, damit Zeit und Ruhe für eine ruhige gelassene Arbeits-Pause bleibt oder pünktlich Feierabend gemacht werden kann.

    Zeitplanung ist nicht Zeiteinsparung. Zeitplanung erfordert auch Zeitaufwand und das ist ein Teil des täglichen Aufgabenspektrums ganz oben auf der Liste. Sich klar werden, was getan werden muss, wann es getan werden muss und wie.

    Für mich hat sich zu detaillierte Planung oft nicht als so solide ausgewirkt. Es ist wohl auch ein typisches ADHS-Symptom, das Planung und Planungsfähigkeit, was sonst so wichtig für Menschen ist, bei ADHS nicht richtig funktioniert. Die Knackpunkte sind Vergessen, Verschieben, Überlastung, Unlust/Motivationsdefizite. Da muss man ansetzen, das gilt es zu verhindern.
    Gegen Vergessen und verschieben hilft aufschreiben. Gegen Überlastung und Unlust hilft Medikation/Belohnungen und gute Planung mit einem stets wichtigen Ziel, hinter der jetzigen Aufgabe, das man sich wie ein Brett vor den Kopf nagelt.
    So wie man einen Hund erziehen kann, indem man ihm den Ball vor die Nase hält, so stupide sollten wir uns ADHSler da sehen. Denn darum geht es: Ein Ziel vor Augen behalten, das WARUM klar haben, die Motivation erwächst aus diesem Kontext, nur wir ADHSler vergessen das immer, weil wir das Ziel aus den Augen verlieren. Dann verzetteln 🙂 wir uns, werden hektisch, Chaos, alles Mist, kein Bock mehr, Streß, Betriebsausfall.
    Also in jede Tagesplanung gehört ein privates Tagesziel. Arbeit pünktlich beenden, abends ins Kabarett gehen schaffen oder noch mit den Kindern 3 Stunden herumalbern, was einem Spass macht. Das ist als gleichwertig zu betrachten. Es gibt kein funktionieren ohne Motiv und unsere Motive machen schnell die Fliege.

    Ich hoffe das ist nicht zu weitschweifig geschrieben und es bringt jemandem etwas.

    MFG

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  2. Ich habe seit gut 2 Monaten die APP ToDoIst… diese hilft mir ungemein. Ist auch praktisch, weil das Handy nimmt man doch öfters zur Hand als einen Block

    Gefällt 1 Person

    • Ich habe Wunderlist auf meinen Rechner. Ist nicht übel, allerdings stecke in seit geraumer Zeit total im beruflichen, gesundheitlich, familiären… Chaos-Stress, so dass Pläne zur Zeit eigentlich sinnvoll wären, aber leider verzettele ich mich unter so starkem Druck nur noch mehr 😦

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